Het openbaar maken van informatie blijft in ieder geval achterwege als dit de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen, de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden, bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld, bijzondere persoonsgegevens betreft of burgerservicenummers betreft. 

Deze uitzonderingsgronden dienen altijd te worden toegepast bij de beoordeling van een verzoek om informatie openbaar te maken. Openbaarmaking van (passages uit) documenten moet in deze gevallen geweigerd worden.

Het openbaar maken van informatie kan in bepaalde gevallen achterwege blijven. Bijvoorbeeld als het om de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, de bescherming van concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens of millieuinformatie gaat. 

Bij het toepassen van de relatieve uitzonderingronden vindt er een afweging plaats tussen het publieke belang van het verstrekken van informatie en het te beschermen bijzondere belang. Als uit die afweging blijkt dat het te beschermen bijzondere belang zwaarder weegt, mag openbaarmaking van de betreffende informatie worden geweigerd. De toepassing van een relatieve uitzonderingsgrond moet altijd in het besluit op het Woo-verzoek worden gemotiveerd.

Voor openbaarmaking van informatie die betrekking heeft op het milieu geldt dat uitzonderingsgronden maar beperkt mogen worden toegepast.

De Woo kent de uitzonderingsgrond ‘persoonlijke beleidsopvattingen’. Met betrekking tot persoonlijke beleidsopvattingen maakt de Woo een duidelijk onderscheid gemaakt tussen objectieve en subjectieve informatie. Toch blijft het soms lastig te beoordelen of documenten het label van ‘intern beraad’ kunnen krijgen waardoor ze niet openbaar gemaakt hoeven te worden. Dat is bijvoorbeeld het geval in de situatie dat sprake is van documenten van een externe of een advies van een deskundige. Ook is van belang of de bestuurders iets hebben gedaan of gezegd in het kader van de uitoefening van hun openbare functie.

Iedereen kan een Woo-verzoek indienen. Als verzoeker geeft u aan welke informatie u wilt ontvangen en op welke manier. Als het niet gelijk duidelijk is naar welke informatie u op zoek bent, wordt contact met u opgenomen. U krijgt dan de gelegenheid gesteld om het verzoek waar nodig te verduidelijken.

Het kan zijn dat het bestuursorgaan bij wie u het verzoek heeft ingediend de gevraagde informatie niet heeft, maar een andere overheid deze informatie wel. In dat geval wordt u verzoek doorgestuurd naar deze overheid en wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

Na ontvangst van uw verzoek worden de gevraagde documenten verzameld. Er wordt dan gezocht in alle systemen en archieven van de betreffende overheid. Ook wordt aan medewerkers en bestuurders gevraagd of zij documenten, bijvoorbeeld e-mails, hebben die onder uw verzoek vallen. In het antwoord op uw verzoek wordt aangegeven hoe naar de gevraagde documenten is gezocht.

Nadat de documenten zijn verzameld, wordt beoordeeld of hier informatie in staat die niet openbaar mag worden gemaakt. Dat voorkomt dat andere belangen door openbaarmaking worden geschaad.

Sommige informatie, zoals medische gegevens of burgerservicenummers, mag nooit openbaar worden gemaakt. Andere informatie mag niet openbaar worden gemaakt als hierdoor een in de Woo genoemd belang onevenredig wordt geschaad. Het gaat hier bijvoorbeeld om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of de bescherming van concurrentiegevoelige bedrijfsgegevens. De Woo staat ook toe dat zogenaamde ‘persoonlijke beleidsopvattingen’ van ambtenaren – en onder bepaalde omstandigheden bestuurders – niet openbaar worden gemaakt. Hiervoor gelden strikte voorwaarden.

Het kan zijn dat andere personen naar verwachting bedenkingen hebben tegen openbaarmaking, bijvoorbeeld als in de gevraagde documenten persoonsgegevens of bedrijfsgegevens staan. Deze personen noemen wij derde-belanghebbenden. Derde-belanghebbenden krijgen de gelegenheid om hun zienswijze op de eventuele openbaarmaking van de gevraagde documenten te geven. U wordt hiervan op de hoogte gesteld.

De beslissing om informatie niet openbaar te maken moet goed worden gemotiveerd. Dat houdt in dat duidelijk wordt uitgelegd waarom bepaalde informatie niet openbaar wordt gemaakt en wat hier de reden voor is.

De Woo schrijft voor dat u binnen vier weken een belissing op uw verzoek moet ontvangen. Soms is het vanwege de omvang of de complexiteit van het verzoek nodig om deze termijn met twee weken te verlengen. Als dit nodig is, krijgt u hier bericht van. In dat bericht staat ook wat de reden is voor verlenging van de termijn.

Bij omvangrijke verzoeken kan het zijn dat een verzoek niet binnen de geldende termijn kan worden behandeld. Dan wordt met u overlegd over de verdere behandeling van het verzoek. Tijdens dit overleg kunt u aangeven welke informatie u snel openbaar gemaakt wilt hebben en welke informatie u minder dringend nodig heeft. Zo krijgt u zo snel mogelijk de informatie die u nodig heeft.